Personal Data Protection Notice

 

E-TECH IT Managed Services Sdn Bhd (“we” or “us”) is committed to the protection of your personal information and your privacy.  This Personal Data Protection Notice (“Notice”), in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 (the “Act”), sets out our personal data protection practices to protect the personal data of individuals who we deal with.  If there is any conflict between the English and Bahasa Malaysia versions of this Notice, the English version shall prevail. We may amend this Notice at any time without prior notice and will notify you of any such amendments via our website. 

 

1. Definitions

For the purposes of this Notice:
“affiliates” means subsidiary companies and/or related companies of IDGS Sdn Bhd;
“partner” means distributor, dealer, service partner and/or business partner;
“personal data” and “processing” shall have the meanings as set out under the Act.

 

2. Collection of personal data

In the course of your dealings with us, we will request that you provide certain personal data elements to enable us to enter into transactions with you or to deliver the necessary goods, services and/or communications in connection with such transactions.  These are necessary for our business process execution, including delivery of notices, services and/or products, customer or partner and/or third-party vendor relationship management, new product launches and events, planning purposes in connection with future products, including promotional events with our affiliates and partners. 

 

3. What kind of personal data we collect

In order for us to fulfil one or more of our obligations listed in paragraph 2, we will need to collect relevant personal data from you.  The personal data collected by us may include (but is not limited to) the following:

1. Contact information such as your name, date of birth, identification supporting documents (including MyKad or passport number), gender, nationality and race, preferred language, current private and/or business address, telephone and/or mobile phone number, fax number and email address, income range;
2. The status of products and/or services you have acquired from us or have subscribed to;
3. How you use the products and/or services;
4. Your personal interests and preferences to help us tailor our products and/or services which would suit you best;
5. Information regarding your preferences in surveys, competitions, contests, lucky draws or promotional offers; and/or
6. CCTV or audio-visual recordings when you visit our office premises or participate in any of our events.

 

4. When and how we collect your personal data

We may collect personal data directly from you when you:

1. Communicate with us (i.e. when you contact us for any enquiries, including by calling our helpdesk);
2. Submit your information when registering the warranty on your product via mail/online;
3. Register your interest or subscribe for information on our products and/or service or to our newsletters;
4. Participate in any of our surveys, competitions, contests, lucky draws or promotions;
5. Respond to any marketing materials we send out;
6. Conduct business with us;
7. Visit our offices; and/or
8. Provide feedback to us.

 

We may also obtain your personal data from third parties we deal with or who are connected with you and from such other sources where you have given your consent for the disclosure of information relating to you, and/or where otherwise lawfully permitted. 

 

5. Purpose of collecting personal data

Your personal data will be processed for the following purposes as applicable:

1. The delivery of notices, marketing materials, services and/or products to you;
2. Preparation of necessary agreement and/or contract in relation to the sale and supply of products or for the supply of goods and services;
3. Customer profiling activities in connection with our services and related products;
4. Internal record keeping;
5. Announcements via e-mail, telephone calls, text messages or social media about products and services that we think may interest you;
6. Better management of our business relationship with you;
7. Answering any queries and dealing with any customer service complaints and feedbacks;
8. After-sales service, maintenance (if any) or customer service related matters;
9. Provide you with the products and/or services you have requested; and/or
10. Notify you about benefits and changes to the features of our products and/or services.

 

6. Failure to supply personal data

The failure to supply such personal data as may be needed may:

1. Result in us being unable to provide you with the notices, services and/or products requested;
2. Affect our ability to process the supply of our products and/or services; and/or
3. Result in us being unable to update you on our latest products, services, promotions, events and/or launches.

 

7. Disclosure of your personal data

It shall be deemed that you have consented and authorized us to provide or disclose your personal data to the following categories of parties:

1. Companies and/or organisations that act as our agents, contractors and/or service providers;
2. Our partners and affiliates for purposes that are related to the purpose for collecting and using your personal information;
3. Other parties in respect of whom you have previously given your express consent;
4. Our auditors, consultants, accountants, lawyers or other financial or professional advisers; and/or
5. Companies and/or organisations that assist us in processing and/or otherwise fulfilling transactions and providing you with products and/or services that you have requested or subscribed for.

 

8. Direct marketing

We may use your personal data to provide you with information about our and/or an affiliate’s services and/or products, which may be of interest to or benefit you, except where otherwise requested or notified by you.

 

Please note that we will only disclose your personal data only where you have subscribed for particular services of products which require such disclosure and/or where your consent has been obtained. 

 

9. Personal data integrity

We will take reasonable steps to make sure that the personal data collected, used or disclosed is accurate, complete, not misleading and up-to-date.

 

10. Personal data security

We will take reasonable steps to protect the personal data we hold from loss, misuse, modification, unauthorised or accidental access or disclosure, alteration or destruction. We will not keep personal data for longer than is necessary and will take reasonable steps to destroy them in due course.

 

11. Data transfer and sharing

Where we consider it necessary or appropriate for the purposes of data storage or processing or providing any service or product on our behalf to you, we may transfer your personal data to another affiliate within or outside Malaysia, under conditions of confidentiality and similar levels of security safeguards.

 

12. Access and correction

In accordance with the Act, we may on a written request received from you, provide you with access to your personal data and consider a request for correction of that data.  In such circumstances, please duly submit your written request to:

 

E-TECH IT Managed Services Sdn Bhd

No 15, Jalan Astaka U8/83,

Bukit Jelutong Industrial Park,

Bukit Jelutong, 40150 Shah Alam, Selangor
Malaysia

Tel: +603 7846 2338

 

We will use reasonable efforts to comply with your request within 21 days of receiving your written request and the relevant processing fee*.

 

*In accordance with the terms of the Act, we have the right to charge a reasonable fee for the processing of any data access request.  The chargeable fee will be RM10 per hour (subject to a minimum fee of RM50) and takes into account the time needed for verifying, locating, retrieving, reviewing and copying the information requested as well as any other associated costs and expenses that may arise from conducting such retrieval.  You will be notified of the anticipated fee chargeable, prior to the retrieval of your personal data.

 

Please note that in certain situations we may have to withhold access to your personal data, for example where we are unable to confirm your identity or where information requested for is of a confidential commercial nature or in the event we receive repeated request for the same information.  Nevertheless, we will notify you of the reasons for not being able to accede to your request. 

 

If we do not receive any written feedback from you within fourteen (14) days of this Notice, we shall presume that you have approved of our continued use of your personal data in accordance with this Notice.  However, please rest assured that you will be able to terminate this approval at any time. 

 

1 October 2024

 

Notis Perlindungan Data Peribadi

 

E-TECH IT Managed Services Sdn Bhd (“kami” atau “kita“) berkomited dalam melindungi maklumat peribadi anda dan privasi anda.  Notis Perlindungan Data Peribadi ini (“Notis“), yang selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“Akta“), untuk melindungi data peribadi individu yang berurusan dengan kami. Jika terdapat apa-apa percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia dalam Notis ini, maka versi Bahasa Inggeris harus diguna pakai. Pihak kami boleh meminda Notis ini pada bila-bila masa tanpa notis terlebih dahulu dan akan memberitahu anda tentang apa-apa pindaan tersebut melalui laman web kami.

 

1. Definisi

Bagi tujuan Notis ini:
“gabungan” ertinya anak syarikat dan/atau syarikat-syarikat yang berkaitan dengan Sdn Bhd;
“rakan kongsi” ertinya pengedar, peniaga, rakan kongsi perkhidmatan yang diberikuasa dan/atau rakan kongsi perniagaan
“data peribadi” dan “pemprosesan” mempunyai erti yang dinyatakan di bawah Akta.

 

2. Koleksi data peribadi

Dalam urusan dengan kami, kami akan meminta bahawa anda membekal data peribadi yang tertentu bagi membolehkan kami untuk membuat transaksi atau untuk menghantar barangan, perkhidmatan dan/atau komunikasi berkaitan dengan transaksi sedemikian. Semua ini adalah untuk pelaksanaan proses perniagaan kami, termasuk penghantaran notis, perkhidmatan dan/atau produk, pelanggan atau rakan kongsi dan/atau pengurusan perhubungan pihak ketiga, pelancaran produk baru dan acara, tujuan perancangan berkaitan dengan produk  semasa, termasuk acara promosi dengan gabungan dan rakan kongsi kami.

 

3. Apakah jenis data peribadi yang kami kumpulkan

Untuk membolehkan kami memenuhi kewajipan kami yang disenaraikan di perenggan 2, kami akan mengumpul data peribadi anda yang relevan.  Data peribadi yang dikumpul mungkin termasuk (tetapi tidak terhad kepada ) yang berikut:

1. Maklumat seperti nama, tarikh lahir, dokumen sokongan pengenalan (termasuk MyKad atau nombor pasport) , jantina , kewarganegaraan dan bangsa, bahasa, alamat swasta dan/atau perniagaan semasa, telefon dan/atau nombor telefon bimbit, nombor faks dan alamat e-mel , purata pendapatan;
2. Status produk dan/atau perkhidmatan yang anda telah perolehi daripada kami atau telah langgan;
3. Bagaimana anda menggunakan produk dan/atau perkhidmatan;
4. Pilihan peribadi anda dalam membantu kami merumuskan tawaran dan/atau perkhidmatan kami yang terbaik;
5. Maklumat mengenai pilihan anda tinjauan, pertandingan, peraduan, cabutan bertuah atau tawaran promosi dan/atau;
6. CCTV atau rakaman audio-visual apabila anda melawat premis pejabat kami atau menyertai mana-mana acara kami.

 

4. Bila dan bagaimana kami mengumpul data peribadi anda

Kami akan mengumpulkan maklumat peribadi secara langsung daripada anda apabila anda:

1. Berhubung dengan kami (contoh: apabila anda hubungi kami untuk sebarang pertanyaan, termasuk dengan memanggil talian bantuan kami);
2. Menghantar maklumat anda semasa mendaftar jaminan untuk produk anda sama ada melalui pos/talian;
3. Mendaftar minat anda mengenai produk kami dan/atau perkhidmatan atau kepada penerbitan berita kami;
4. Menyertai tinjauan, pertandingan, peraduan, cabutan bertuah atau tawaran promosi kami;
5. Membalas bahan pemasaran kami yang dihantar keluar;
6. Menjalankan perniagaan dengan kami;
7. Mengunjungi pejabat kami; dan/atau
8. Memberi maklum balas kepada kami.

Kami juga mungkin mendapatkan data peribadi anda daripada pihak ketiga yang berurusan dengan kami atau yang berkaitan dengan anda dan dari sumber lain yang mana anda telah memberi kebenaran anda untuk mendedahkan maklumat anda, dan/atau dimana dibenarkan menurut undang-undang.

 

5. Tujuan mengumpulkan data peribadi

Data peribadi anda akan diproses untuk tujuan yang berikut;

1. Penghantaran notis, bahan pemasaran, perkhidmatan dan/atau produk kepada anda;
2. Penyediaan perjanjian dan/atau kontrak yang berkaitan dengan penjualan dan pembekalan barangan dan perkhidmatan;
3. Aktiviti pemprofilan pelanggan berkaitan dengan perkhidmatan dan produk kami;
4. Simpanan rekod dalaman kami;
5. Pengumuman melalui e-mel, panggilan telefon, mesej teks atau media sosial tentang produk dan perkhidmatan yang kami fikir mungkin menarik minat anda;
6. Pengurusan perhubungan perniagaan kami yang lebih baik dengan anda;
7. Menjawab sebarang pertanyaan dan menangani sebarang aduan dan maklum balas perkhidmatan pelanggan;
8. Perkhidmatan selepas penjualan, penyelenggaraan (jika ada) atau hal-hal berkaitan dengan perkhidmatan pelanggan;
9. Memberi anda produk dan/atau perkhidmatan yang anda minta; dan/atau
10. Memberitahu anda tentang manfaat-manfaat dan perubahan kepada ciri-ciri produk-produk kami dan/atau perkhidmatan.

 

6. Kegagalan untuk membekalkan data peribadi

Kegagalan untuk membekalkan data peribadi sebagaimana yang diperlukan mungkin:

1. Menyebabkan kami tidak dapat menghantar notis, perkhidmatan dan/atau produk-produk yang diminta;
2. Menjejaskan keupayaan kami untuk membekal produk dan/atau perkhidmatan kami dan/atau;
3. Menyebabkan kami tidak mampu untuk memaklumkan kepada anda mengenai produk-produk kami yang terbaru, perkhidmatan, promosi, acara-acara dan/atau pelancaran.

 

7. Pendedahan data peribadi anda

Ia akan dianggap bahawa anda telah bersetuju dan membenarkan kami untuk memberikan atau mendedahkan data peribadi anda kepada kategori pihak berikut:

1. Syarikat dan/atau organisasi yang bertindak sebagai ejen kami, kontraktor dan/atau pembekal perkhidmatan;
2. Rakan kongsi kami dan gabungan untuk tujuan yang berkaitan dengan tujuan untuk mengumpul dan menggunakan maklumat peribadi anda;
3. Pihak lain yang berkenaan dengan anda yang sebelum ini telah diberikan persetujuan anda secara jelas;
4. Juruaudit kami, perunding, akauntan, peguam atau lain-lain penasihat kewangan atau profesional dan/atau;
5. Syarikat dan/atau organisasi yang membantu kami dalam memproseskan dan/atau sebaliknya memenuhi transaksi dan menyediakan anda dengan produk dan/atau perkhidmatan yang anda minta atau dilanggani.

 

8. Pemasaran secara langsung

Kami mungkin mengguna data peribadi anda untuk menghantar maklumat mengenai kami dan/atau perkhidmatan gabungan dan/atau produk, yang mungkin menarik minat atau memanfaatkan anda.

 

Sila ambil perhatian bahawa kami hanya mendedahkan data peribadi anda jika anda telah melanggan perkhidmatan produk tertentu yang memerlukan pendedahan sedemikian dan/atau di mana kebenaran anda telah diperolehi.

 

9. Integriti data peribadi

Kami akan mengambil langkah-langkah munasabah bagi memastikan data peribadi yang dikumpul, digunakan atau didedahkan adalah tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan terkini.

 

10. Keselamatan data peribadi

Kami akan mengambil langkah yang munasabah untuk melindungi data peribadi yang kami pegang daripada kehilangan, penyalahgunaan, pengubahsuaian, akses atau pendedahan yang tidak dibenarkan atau tidak sengaja, pengubahan atau kemusnahan. Kami tidak akan menyimpan data peribadi lebih lama daripada yang diperlukan dan akan mengambil langkah yang munasabah untuk memusnahkannya dalam masa yang sepatutnya.

 

11. Pemindahan data dan perkongsian

Di mana kami anggap perlu atau sesuai bagi tujuan penyimpanan data atau pemprosesan atau menyediakan mana-mana perkhidmatan atau produk bagi pihak kami kepada anda, kami mungkin memindahkan data peribadi anda kepada pihak yang lain di dalam atau di luar Malaysia, di bawah syarat kerahsiaan dan tahap keselamatan yang sama.

 

12. Akses dan pembetulan

Selaras dengan Akta ini, kami mungkin atas permintaan bertulis yang diterima daripada anda, memberi anda akses kepada data peribadi anda dan mempertimbangkan permintaan untuk pembetulan data tersebut. Dalam keadaan sedemikian, sila hantar permintaan bertulis kepada:

 

E-TECH IT Managed Services Sdn Bhd

No 15, Jalan Astaka U8/83,

Bukit Jelutong Industrial Park,

Bukit Jelutong, 40150 Shah Alam, Selangor
Malaysia

Tel: +603 7846 2338

 

Kami akan menggunakan usaha yang munasabah untuk mematuhi permintaan anda dalam masa 21 hari selepas menerima permintaan bertulis anda dan yuran pemprosesan yang berkaitan*.

 

*Selaras dengan terma Akta, kami mempunyai hak untuk mengenakan bayaran yang berpatutan bagi memproses sebarang permintaan akses data. Yuran yang akan dikenakan ialah RM10 sejam (tertakluk kepada yuran minimum RM50) dan mengambil kira masa yang diperlukan untuk mengesahkan, mencari, mendapatkan semula, menyemak dan menyalin maklumat yang diminta serta sebarang kos dan perbelanjaan lain yang berkaitan yang mungkin timbul daripada menjalankan pencarian semula tersebut. Anda akan dimaklumkan mengenai jangkaan bayaran yang akan dikenakan, sebelum kami mendapatkan semula data peribadi anda.

 

Sila ambil perhatian bahawa dalam situasi tertentu kami mungkin terpaksa menahan akses kepada data peribadi anda, contohnya apabila kami tidak dapat mengesahkan identiti anda atau apabila maklumat yang diminta adalah bersifat komersial yang sulit atau sekiranya kami menerima permintaan berulang untuk maklumat yang sama. Walau bagaimanapun, kami akan memberitahu anda tentang sebab kami tidak dapat memenuhi permintaan anda.

 

Jika kami tidak menerima sebarang maklum balas bertulis daripada anda dalam tempoh empat belas (14) hari dari Notis ini, kami akan menganggap bahawa anda telah membenarkan penggunaan berterusan data peribadi anda mengikut Notis ini. Walau bagaimanapun, anda masih boleh menarik balik kebenaran anda pada bila-bila masa.

 

1 Oktober 2024